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Telefonische Verkaufsabschlüsse mit 3CX rechtssicher dokumentieren

Für viele Branchen sind telefonische Verkaufsabschlüsse elementarer Bestandteil des Tagesgeschäfts. Um diese mündlich vereinbarten Verträge rechtssicher zu dokumentieren bedarf es einer technischen Lösung, um die Einwilligung des Kunden rechtssicher aufzuzeichnen. 

Grundsätzlich sind telefonische Vertragsabschlüsse im Sinne der Vertragsfreiheit und des Fernabsatzgesetzes ebenso gültig wie schriftlich festgehaltene. Allerdings stellt der Gesetzgeber strenge Anforderungen an das Zustandekommen der Tonaufzeichnung und deren Aufbewahrung und Dokumentation. 

So muss der Kunde in jedem Falle vor Beginn der Aufzeichnung seine freiwillige Einwilligung geben, dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Der Verkäufer muss diese Einwilligung spätestens ab dem Zeitpunkt vom Kunden einholen, ab dem sich abzeichnet, dass es sich um ein Verkaufsgespräch handelt.

Die 3CX-Telefonanlage unterstützt den Benutzer sowohl bei der Initiierung der Tonaufnahme als auch beim Einholen der Einwilligung des Kunden. Über die REC-Taste kann die Gesprächsaufzeichnung manuell gestartet und beendet werden. Die entstandenen Aufzeichnungen können – sofern dem Benutzer die Rechte hierfür zugewiesen wurden – in der 3CX-App eingesehen und ggf. gelöscht werden. Die Einwilligung zur Aufzeichnung des Gespräches kann von der 3CX Telefonanlage automatisiert vor Gesprächsbeginn abgefragt und vom Kunden per DMTF-Tasteneingabe übermittelt werden. 

3CX unterstützt mehrere Aufnahmefunktionen:

  • Alle Gespräche aufzeichnen (min. Pro-Version)
  • Nur externe Gespräche aufzeichnen 
  • Manuelles Starten/Beenden von Aufzeichnungen (min. Enterprise-Version)

Die Speicherung und Handhabung der Tonaufzeichnungen unterliegt – wie alle anderen personenbezogenen Daten auch – den Bestimmungen der DSGVO. Bei Verwendung der 3CX als Cloudlösung wird die DSGVO-konforme Speicherung der Tonaufnahme im Rechzentrum  durch die Arconda Systems AG sichergestellt. Selbstverständlich können Archivierungs- und Löschanforderungen individuell ergänzt werden. 

Einen anschaulichen Überblick über die Vorteile und Funktionen der digitalen 3CX Telefonanlage finden sie in unseren PDF-Broschüre „VoIP-Telefonie“ die Sie im Downloadbereich abrufen können.

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Das Fax in Zeiten von VoIP

Das Fax gibt es bereits seit 1974. Obwohl längst moderne kommunikationsmittel existieren, versenden und empfangen noch immer zwei drittel aller Unternehmen in deutscland regelmäßig Faxe. 

Mit der Umstellung auf VoIP ist es schwieriger geworden weiterhin klas- siche Faxgeräte zu nutzen. Zwar gibt es die Möglichkeit diese über einen Analog/Digital-Wandler einzubinden, doch das Verfahren ist fehleranfällig. Aus diesem Grund empfehlen wir unseren Kunden Faxe über den Online-Dienstleister Fax.de zu versenden.

Fax.de ist von der Bundesnetzagentur klassifiziert und liefert Faxe als Cloud-Service aus. Hierbei empfängt Fax.de die Faxe von Ihnen digital und sendet sie als natives ISDN-Fax an den Empfänger. Dieses Verfahren ist deutlich weniger Fehleranfällig als der Fax-Versand via VoIP. Die Faxe lassen sich mit dieser Lösung direkt über die „Drucken“-Option Ihrer (Office-) Software als auch mittels einer App direkt vom Smartphone versenden und empfangen.

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Umrüstung der Notrufsysteme von Aufzugsanlagen im Zuge der ISDN Abschaltung

Die Abschaltung des analogen Klingeldrahts betrifft nicht allein nur Telefone. Notruf-Systeme wie sie in den meisten Fahrstühlen verbaut sind funktionieren technisch nicht anders als ein klassischer Telefonanschluss. Um Fahrgäste im Notfall aus einer festsitzenden Kabine befreien zu können bieten Fahrstuhl-Betreiber Ihren Kunden daher die Umrüstung des Sicherheitssystems auf eine Mobilfunk-basierte Lösung an. Hierfür wird ein GSM-Gateway eingesetzt, zu dem auch eine aktive SIM-Karte gehört.

Allerdings stellt der Umstand, dass Fahrstühle oft zentral im Gebäudeinneren verbaut sind und Tiefgeschosse anfahren besondere Anforderungen an den Signalempfang. Um eine stabile Feldstärke zu gewährleisten muss die Antenne bspw. stationär am Schachtkopf oder Maschinenraum installiert werden um die Empfangsqualität unabhängig von der Position der Kabine stabil zu halten. 

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Neue Features in der IP-Telefonie mit 3CX

Die verbreitete virtuelle VoIP Telefonanlagenlösung „3CX“ wurde in ihrer Version 16 mit neuen Funktionen und Verbesserungen erweitert.

Es ist jetzt möglich, Kontakte direkt aus Office 365 zu importieren. Mit der überarbeiteten Warteschlei- fen-Engine können zudem komplexere Regeln zur Anrufweiterleitung definiert werden. Die Funktion „Digitaler Rezeptionist“ unterstützt

jetzt Skripte und DMTF-Code basierte Aktionen. Übermittelt ein An- rufer bspw. seine Kundennummer mittels Nummernfeld (DMTF), so kann der entsprechende Datensatz automatisch vom nachgelagerten System abgerufen und angezeigt werden. Darüber hinaus wurden die Apps für iOS und Android sowie der Webclient optimiert. Es ist nun zudem möglich, per Telefon an einer Webkonferenz teilzunehmen.

Zudem wurden mehrere Sicher- heitsoptionen implementiert. So kann bspw. der Zugriff nur aus dem internen Netz erlaubt werden. Optional stehen täglich automatisierte Sperrlisten zur Abwehr von Werbeanrufen zur Verfügung. Weiterhin existieren nun neue Checkverfahren und Warnungen zu unzureichenden Sicherheitseinstellungen bei Nebenstellen.

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VoIP bei Stromausfall

Der Umstieg auf die neue VoIP-Telefonie hat viele Vorteile mit sich gebracht. Doch wie verhält sich die neue Technologie im Fall eines Stromausfalls?  

Im früheren analogen Telefonnetz wurden die Leitungen unabhängig vom häuslichen Stromnetz mit Spannung versorgt. Dies gewährleistete bei einem Stromausfall die Erreichbarkeit und damit die Möglichkeit Notrufe abzusetzen. Bei der IP-Telefonie offenbart sich in diesem Punkt eine Schwäche, denn sie ist von einer funktionierenden Internetanbindung – und damit von der allgemeinen Stromversorgung abhängig. 

Glücklicherweise stellen Stromausfälle in Deutschland eine absolute Ausnahme dar und sind in der Regel lokal auf wenige Stunden begrenzt. Im Jahr 2017 lag die Nichtverfügbarkeit von elektrischer Energie laut Bundesnetzagentur bei lediglich 15 Minuten.

Nichtsdestotrotz kann es je nach Bereich sinnvoll sein, Vorkehrungen für einen Stromausfall zu treffen um ggf. die Telefonfunktion aufrechterhalten zu können. Hierbei muss unterschieden werden, ob der Stromausfall das gesamte Areal, oder nur das Gebäude betrifft. Um bei einem Stromausfall im Gebäude weiterhin erreichbar zu sein, muss die notwendige Infrastruktur wie Router, Modem, Switch, Telefone und Telefonanlage über eine Notstromversorgung inkl. USV (Gerät für die unterbrechungsfreie Stromversorgung) mit leistungsfähigem Energiespeicher abgesichert sein. 

Betrifft der Ausfall allerdings das gesamte Areal und damit die Infrastruktur des Netzbetreibers, hilft eine eigene Stromversorgung nicht weiter. In diesen Fällen ist es hilfreich, wenn die Telefonanlage in einem externen Rechenzentrum, das außerhalb des betroffenen Areals liegt, betrieben wird. Es ist dann u.U. möglich, die Anlage weiterhin mittels mobilen Endgeräten über das Mobilfunknetz zu nutzen, sofern die Sendemasten vom Netzbetreiber mit Notstrom versorgt werden.

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Patient hilf Arzt: Rellinger Arztpraxis wieder telefonisch erreichbar

Plötzlich nicht mehr telefonisch erreichbar zu sein ist für jeden Dienstleister eine Horrorvorstellung. Dem Rellinger Arzt Dr. Kay Meschke ist genau dies passiert. Nachdem sein Telefonanbieter einen neuen Router bereitgestellt und den Anschluss der Praxis auf IP-Telefonie umgestellt hat, hörten Anrufer die Durchsage, dass der Angerufene nicht erreichbar sei. Der Anschluss seiner Praxis war zudem ständig besetzt, obwohl niemand auf der Leitung telefoniert hat. 

Obwohl mehrfach kontaktiert, tat der Telefonanbieter nichts, um den Missstand zu beheben und berief sich darauf, dass keine Störung der Leitung vorliege. Auch eine Sonderkündigung des Vertrages lehnte der Anbieter ab. Erst als das Hamburger Abendblatt auf den Fall aufmerksam wurde und die Pressestelle des Anbieters kontaktierte, schickte dieser einen Techniker, der das Problem allerdings nicht lösen konnte.

Wir wurden durch Zufall über den im Hamburger Abendblatt erschienenen Artikel auf den Missstand aufmerksam und kontaktierten den betroffenen und uns persönlich bekannten Arzt und schickten einen Mitarbeiter vorbei, der das Problem in weniger als einer Stunde ausfindig machen und beheben konnte. „Schuld“ war in diesem Fall ein fehlerhaft programmiertes Modem gewesen. 

Die Schwierigkeiten, die mit dem Umstieg auf IP-Telefonie einhergehen, sind kein Einzelfall. Der betroffene Arzt wusste von vielen Patienten zu berichten, die sich ebenfalls seit der Umstellung auf IP-Telefonie mit Telefonproblemen konfrontiert sehen. Es bleibt zu hoffen, dass extreme Fälle wie der beschriebene die Minderheit darstellen. 

Der Artikel auf der Seite des Hamburger Abendblattes: Link

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Yealink W53P

Yealink hat mit dem W53P ein zuverlässiges und zugleich kompaktes neues DECT Telefon mit erstklassiger HD-Audioqualität auf den Markt gebracht.

Wir können das W53P insbesondere für den Einsatz in kleinen und mittelgroßen Unternehmen empfehlen. Der sehr schnelle Verbindungsaufbau sowie die minimale Stillstandzeit bei Softwareaktualisierungen haben uns positiv beeindruckt.

Die wichtigsten Eckdaten des W53P: 

  • Kompakte Abmessungen von 150mm höhe bei 25mm Tiefe. 
  • 1,8“ Farbdisplay
  • Li-Ion Akku mit 200 Std. Standby- und 18 Stunden Gesprächszeit
  • DECT Standard CAT-iq 2.0
  • Erweiterbar mit weiteren Mobilgeräten

Das W53P unterstützt bis zu 8 VoIP-Konten mit 8 gleichzeitigen Anrufen.

Sie finden das entsprechende Datenblatt als PDF in unserem Dokumentebereich.